Erste Schritte zum ganzheitlichen Wissensmanagement im Team

„1000 E-Mails und mehr im Posteingang…“
Teams werden immer stärker von Informationen überflutet. Machen Sie dem ganzen mit PEP ein Ende und erstellen Sie ein ganzheitliches Ablagekonzept für Ihr Team. Denn nur dann, wenn jeder weiß, wo er künftig welche Information findet, bleibt Wissen dauerhaft teilbar -  wer sucht, der kostet.

Integrieren Sie E-Mails mit Dokumentencharakter in die Teamablage

E-Mails können schnell und einfach auf dem gemeinsamen Laufwerk abgelegt werden.
Der Vorteil: Der Schriftverkehr mit dem Kunden kann zu den dazugehörigen Word, Excel- und Powerpoint Dokumenten abgelegt werden. Das Ergebnis: alle relevanten Vorgänge zum Kunden sind an einer Stelle für alle zu finden. Der geniale Nebeneffekt: Die E-Mail-Accounts werden entlastet.

E-Mails im Windows-Explorer ablegen

So wird's gemacht:
E-Mails (+ Anhang) speichern
  • In der geöffneten E-Mail die Schaltfläche Microsoft Office wählen -“Speichern unter” anklicken und die gewünschte Ablageebene auswählen
  • Jetzt Dateinamen vergeben
  • Dateiformat “Outlook-Nachrichtenformat (*.msg) und „Speichern“ wählen.
  • Bei geschlossener E-Mail auf Datei klicken und „Speichern unter“ wählen.  Weitere Vorgehensweise wie bei der geöffneten Mail.

E-Mails gebündelt speichern
  • Zu speichernde E-Mails in Outlook markieren – Outlook geöffnet lassen (wichtig!) und in den Explorer wechseln
  • Jetzt im Explorer die gewünschte Ablageebene auswählen und Explorer minimieren (nicht schließen!)
  • Nun aus Outlook heraus die E-Mails mit der linken Maustaste via Drag & Drop auf den minimierten Explorer ziehen und warten, bis dieser sich öffnet
  • Im geöffneten Explorer die E-Mails in den gewünschten Ordner ziehen; so werden die E-Mails kopiert - bei gleichzeitig gedrückter Umschalttaste - verschoben.