Effiziente Arbeitsabläufe

  Störungen im Arbeitsablauf erkennen
  und erfolgreich beheben



Dr. Isa Mücke

Diplom-Psychologin und Diplom-Pädagogin, 16 Jahre praktische Erfahrung im Bildungs- und Personalbereich. Referentin zahlreicher Veranstaltungen; Veröffentlichungen als Expertin für Potenzialanalyse und Personalentwicklung.
Liebe Leserin, lieber Leser,

Effizientes und hochqualitatives Arbeiten ist heute kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Wirtschaftlichkeit und Professionalität. Effizienz macht sich bezahlt. Wer sich selbst und seine Abläufe im Griff hat, hat zum einen die Übersicht über das, was geschieht, aber auch mehr Freiraum für zusätzliche Leistungen oder für Entspannung. Was sind aber die Störfaktoren, die zur Ineffizienz oder gar zum Chaos führen können? Diese zu erkennen, ist die wichtigste Voraussetzung, um effiziente Arbeitsabläufe zu schaffen. Erst durch die Klarheit über die eigene Arbeitsweise und die Arbeitsabläufe im eigenen Verantwortungsbereich können Störungen identifiziert und behoben werden. Der heutige Beitrag beschreibt, wie Sie die Ressourcen, die vorhandene Energie und das Wissen in Ihrem Unternehmen so einsetzen, dass optimale Ergebnisse erreicht werden.

Viel Erfolg,
Ihre Dr. Isa Mücke




Inhaltsübersicht

Gastbeitrag zum Thema von Katharina Dietze, geschäftsführende Gesellschafterin

Durch Störungen ausgebremst – Trends und Entwicklungen

Effiziente Arbeitsabläufe schaffen – praktische Umsetzung

Mehr leisten mit weniger Aufwand – was Sie täglich tun können

Aktuelle Empfehlungen zur Vertiefung



Vom Frust zum Flow oder wie entsteht Lust bei der Arbeit?

Manager und Sachbearbeiter klagen über zu hohe Arbeitsanforderungen: zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit, zu häufige Veränderungen. Dadurch fühlen sich viele Menschen im Arbeitsleben permanent überfordert.

Hinzu kommt das Gefühl, fremdbestimmt zu sein und zu wenig Anerkennung zu erhalten. Das führt zu Frust, Lustlosigkeit und geringerer Produktivität.

Arbeitspsychologen beschäftigen sich schon seit Jahrzehnten mit dem Thema „Was motiviert den Menschen?“. Vertrat man früher die Ansicht, Vorgesetzte und gute Incentives seien vorrangig der Schlüssel zum motivierten Mitarbeiter, so weiß man heute, dass Selbstmotivation die Antriebsfeder für Arbeitszufriedenheit ist. Niemand hat einen besseren Grund für Veränderung als man selbst.

Im Umkehrschluss heißt das, dass viele Menschen für einen Großteil ihres Arbeitsfrusts auch selbst verantwortlich sind.

gisa_banner

Der Schlüssel heißt Selbstorganisation

Selbstorganisation heißt: sich selbst zu Struktur und Verbindlichkeit verpflichten. Das sollte für Chefs und Teammitglieder gleichermaßen gelten. Nur wer sich gut organisiert, hat seine Aufgaben unter Kontrolle und wird Spaß an der Arbeit entwickeln.

Den meisten Menschen fehlt hierzu das Handwerkszeug. Wer als Experte z. B. von der Universität in den Beruf kommt, hat sicherlich gelernt, neues Wissen für sich persönlich schnell zu verarbeiten. Wie man aber dieses Wissen in der existierenden Ablauforganisation effektiv nutzt, Wichtiges von Unwichtigem unterscheidet und zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information bereithält, das lernt kaum jemand.

Die meisten Menschen lernen am schlechten Modell: Sie übernehmen bereits Bestehendes. Das heißt im Klartext: Man fügt sich oftmals in „vorhandenes Chaos“ und verliert manchmal sogar einen Teil seiner vorhandenen Struktur.

Ohne effektives Selbstmanagement entsteht Frust

Ist die Arbeitsstruktur mangelhaft, verliert man Zeit, weil Vorgänge mehrfach hin und her geschoben und nicht endgültig bearbeitet werden. Somit fehlt die Zeit für wichtige Aufgaben. Hinzu kommt, dass durch aufgeschobene Arbeiten ein Vakuum entsteht, in dem sich die meisten Menschen immer wieder mit altbekannten Routineaufgaben beschäftigen. Die kennen und beherrschen sie. Damit machen sie sich selbst glauben, sie würden hart arbeiten. Und damit beginnt der Teufelskreis. Wer zu lange für Routinen braucht, hat keine Erfolgserlebnisse. Denn Freude an der Arbeit entsteht, wenn konzentriert und ergebnisorientiert an einer konkret beschriebenen Aufgabe gearbeitet wird.

Einfache Techniken führen zu Einsicht und Effektivität

Wer sich in diesem beschriebenen Teufelskreis erkannt hat, sollte mit der Veränderung beginnen. Denn es gibt einfache Techniken, die durch ihre Praxisnähe sofort zu Einsichten und den notwendigen Verhaltensänderungen führen. Der wichtigste Schritt ist die Erkenntnis, dass wir uns häufig selbst von ergebnisorientierter Arbeit abhalten. Ein erster Schritt ist es, einmal begonnene Arbeiten erst dann aus der Hand zu legen, wenn man einen Mehrwert geschaffen hat. Am besten ist es, den Vorgang sofort zu Ende zu bearbeiten. Damit verschwinden ganze Stapel und lästiges Umpriorisieren fällt weg.

Im zweiten Schritt geht es um Prozessanalysen: In den meisten Organisationen sind Routinen zu wenig standardisiert, das Rad wird ständig neu erfunden und es gibt zu viele Varianten. Routinen sind zu standardisieren, zu reduzieren und dann zu delegieren. Denn viele Manager beschäftigen sich zu mehr als 50 % mit Aufgaben, die sie delegieren könnten. So wird Zeit frei für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Selbstbestimmt arbeiten heißt mit Leidenschaft arbeiten

Die anstrengendsten Tage sind die, an denen man sich abends erschöpft fragt, was man eigentlich den ganzen Tag gemacht hat. Ständige Ad-hoc-Aktionen, rastloses Telefonieren, Mailen und „Sich-Besprechen“ kosten häufig viel Energie, bringen im Ergebnis aber nichts. Einen Teil seines Arbeitstags sollte jeder Mensch mit konzentriertem Arbeiten verbringen – im Sinne der Unternehmensproduktivität und zur Erhöhung der Arbeitszufriedenheit.

Das Umsetzen gesteckter Ziele verschafft Erfolgserlebnisse. Das können kleinere Aufgaben in der Tages-, Wochen- oder Monatsplanung sein. Studien belegen, wie und wann psychisches Wohlbefinden bei der Arbeit entsteht. Ein „Glücksgefühl“ oder sogenannter Flow stellt sich immer dann ein, wenn man mit höchster Konzentration an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit geht und ein vorher gestecktes Ziel erreicht. Hat man aber keine Tagesziele, plätschern Routine, Besprechungen und Vorgangsbearbeitung vor sich hin, entsteht Frust und keine Arbeitszufriedenheit.

Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen allerdings lernen, sich selbst durch den Tag zu führen. Und an diesem Punkt setzt „die Leidenschaft“ ein. In manchen Unternehmensstrukturen muss man dafür kämpfen, einen Teil seiner Arbeitszeit konzentriert arbeiten zu „dürfen“. Das darf natürlich nicht bedeuten, dass jeder nur noch stur nach seinem eigenen Tagesplan arbeitet. Es bedeutet aber vielmehr, dass Absprachen untereinander besser denn je funktionieren müssen. Lustvolles effektives Arbeiten kann zu einem großen Teil selbst gesteuert werden. Es erfordert aber auch eine Arbeitsatmosphäre, die Mitarbeiter in die Planung einbezieht und zum Mitdenken auffordert. Denn Selbstmotivation hat dann ihre Grenzen, wenn ineffektive Vorgesetzte oder planlose Ad-hoc-Entscheidungen ständig den Arbeitsrhythmus stören.

Selbstmotivation ist eine wichtige Voraussetzung für effektives und produktives Arbeiten; sie führt aber nur dann zum Erfolg, wenn sie sich in guter Führungsarbeit der Vorgesetzten und in kollegialer Teamarbeit widerspiegelt.

Die heutige Gastautorin:

Katharina Dietze, geschäftsführende Gesellschafterin, Institut für Beratung und Training in Unternehmen GmbH
Wilhelmstraße 43
58332 Schwelm
Telefon: 0 23 36 - 93 90 0
Telefax: 0 23 36 - 93 90 30
E-Mail: info@ibt-pep.de
Homepage: www.ibt-pep.de

Durch Störungen ausgebremst – Trends und Entwicklungen

Effizienz ist heute ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, der sich bezahlt macht. Durch effiziente Arbeitsabläufe heben Sie sich deutlich von Ihren Mitbewerbern ab, die weniger Wert auf Qualität, ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis oder bestimmte Zeitvorgaben legen. Effiziente Arbeitsabläufe zeichnen die Mitarbeiter als auch das gesamte Unternehmen aus.

Störungen kosten Geld

Effizienz im Tagesgeschäft macht sich bezahlt. Der Markt wird immer schneller und globaler, die Kunden wollen sofort bedient werden. Forschung und Entwicklung beschleunigen sich immer dramatischer und der Overhead in der Verwaltung muss immer stärker abgebaut werden. Reibungslose Arbeitsabläufe, kurze Reaktionszeiten und schnell verfügbares Teamwissen sind gefragt. Dies kann nur gelingen, wenn der Workflow funktioniert. Die Prozesse müssen fortlaufend optimiert werden, sodass Störungen gar nicht erst auftreten oder schnell behoben werden können.

Störungen im Arbeitsablauf

Wie das Ergebnis eines Forschungsprojektes zeigt, werden die meisten Störungen im Arbeitsablauf nicht von außen in das Unternehmen hineingetragen (Wirtschaftslage, Konkurrenz), sondern haben firmeninterne Ursachen. Die größten Komplikationen sind auf die Reaktionen von Vorgesetzten, Mitarbeitern und ähnliche Einflüsse zurückzuführen (Bill Jensen, Radikal vereinfachen, 2007).

Viele Führungskräfte und Mitarbeiter arbeiten viel, aber der Output steht in keinem Verhältnis zum Input. Der 18-stündige Arbeitseinsatz und die 24-Stunden-Bereitschaft an sieben Tagen die Woche lassen keinen Raum mehr für Unvorhergesehenes. Von ihren Mitarbeitern verlangen Sie oft ähnliche Leistungen. Wenn jemand so unter Druck steht, droht bei der kleinsten Stress-Situation der „Burn-out“.

Beispiel:

Herr R. ist bereits mit Anfang 30 Abteilungsleiter im Stabsbereich eines großen Unternehmens. Gerade junge Mitarbeiter wollen in seine Abteilung, weil er fachlich genial ist und über eine charismatische Ausstrahlung verfügt. Sie bleiben allerdings nicht lange in der Abteilung. Der Grund: Sein Arbeitsstil ist unkoordiniert und ineffizient, um nicht zu sagen chaotisch. Auf dem Schreibtisch häufen sich die Unterlagen, der Posteingang quillt über. Täglich kommt es mehrfach vor, dass er nach Unterlagen sucht, und wenn er sie nicht findet, seine Mitarbeiter dafür verantwortlich macht. Inzwischen vergibt er Aufträge an seine Mitarbeiter doppelt und dreifach. Die Mitarbeiter werden ständig aus ihren Arbeitsabläufen herausgerissen, um Rede und Antwort zu stehen und nicht auffindbare Unterlagen neu zu produzieren, manchmal bis tief in die Nacht.


Wo bleibt die Zeit?

Geht es Ihnen auch oft so: Sie sind den ganzen Tag in Stress und Hektik und fragen sich am Abend, wo denn die ganze Zeit geblieben ist und was Sie gemacht haben?

Wie eine Studie zeigt (Quelle: Studie IBT, www.ibt-pep.de), hat sich der Zeitaufwand für das Bearbeiten von E-Mails mehr als verdoppelt. Waren es im Jahr 2000 noch vier Stunden, die ein Angestellter pro Woche dafür verwendete, benötigt er heute bereits 8,8 Stunden dafür. Der Aufwand für Briefpost ist dagegen kaum zurückgegangen. Durch ineffektive Meetings vergeudete Zeit hat sich sogar auf 2,1 Wochenstunden verdreifacht.

Überdies klagen Angestellte über häufige Unterbrechungen. Nicht selten kursiert der Spruch in vielen Büros: „Endlich ist der Chef weg. Da können wir mal in Ruhe arbeiten.“

Typische Fehlerquellen im Arbeitsablauf

„Ineffizienz kommt meist nicht von ineffizienten Menschen, sondern von ineffizienten Abläufen.“ (Dorit Spiller, Effiziente Arbeitsabläufe, 2001, S. 339) Um Ihre Sensibilität zu schärfen, sollten Sie sich bewusst mit den wichtigsten neuralgischen Punkten vertraut machen, die den Arbeitsablauf empfindlich stören können.

1. Informationsflut

Führungskräfte werden heutzutage mit Informationsmengen überschüttet, durch die sogar der bestorganisierte Mensch ins Schleudern kommt. E-Mails, Faxgeräte und Handys berauben Sie der wertvollen Zeit, die Sie zum Planen, Nachdenken und Abarbeiten brauchen. Die neuen Informationsquellen sorgen für zunehmende Geschwindigkeit und Häufigkeit. Dank Voice-Mail können Chefs und Mitarbeiter, wann immer sie dies wollen, sogar mitten in der Nacht oder am Wochenende, einander Nachrichten hinterlassen. Statt zu agieren, reagieren sie nur noch auf den Fluss der Informationen. Die aufkommende Hektik, die den Empfänger gefangen hält, ohne dass er wirklich etwas erledigen kann, wird zunehmend massiver. Die Prioritäten gehen verloren, die Ziele werden schwammig und die Versuche, sich zu organisieren, scheitern kläglich.

Sicherlich werden auch Sie jeden Tag mit unzähligen Angeboten und Aufforderungen überflutet, Ihre Zeit zu vergeuden; mit nicht eingeplanten Verabredungen, Besprechungen, die schrecklich überzogen werden, sinnloser Post, überflüssigen Telefonaten, einem Kollegen, der sich über seine Gehaltsabrechnung beschweren möchte, und vielen anderen alltäglichen Dingen, die Sie daran hindern, Grundlegendes zu erledigen.

Was zuerst wie eine Kleinigkeit aussieht, kann sich schon morgen zu einem richtigen Problem entwickeln, wenn es nicht gelingt, es früh zu erkennen und sofort anzupacken. Es passiert ganz schnell, sich von weniger wichtigen Themen abbringen zu lassen. Wenn Sie nicht selbst Ihre Prioritäten definieren wollen und können, werden andere für Sie entscheiden. Menschen, die keine Ziele haben, werden von denen kontrolliert, die welche haben.

2. Doppelungen und Schnittstellen

Wenn mehrere Personen an einem Ablauf arbeiten, kann es schnell zu Doppelarbeiten kommen. Arbeitsabläufe, die von mehreren Personen gemeinsam erledigt werden, erfordern einen guten kommunikativen Austausch, der i. d. R. zeitaufwendig und störanfällig ist. Es entstehen Reibungsverluste und Mehrarbeiten, wenn Arbeiten innerhalb eines Gesamtablaufs von einem Mitarbeiter an den anderen übergeben werden.

Beispiel:

Herr Sattler ist Personalreferent. Seine Aufgabe ist die Betreuung der Führungskräfte und Mitarbeiter. Seine Kollegin Frau Dietrich ist als Personalsachbearbeiterin für die Administration zuständig. Vor Kurzem wurde ein neuer Ingenieur eingestellt. Die Gespräche hat Herr Sattler geführt und auch die Vertragsbedingungen ausgehandelt. Als Frau Dietrich die Unterlagen für die Vertragserstellung bekommt, merkt sie, dass wichtige Daten noch fehlen. Sie geht mit dem Bewerber nochmals sämtliche Fragen des Personalfragebogens durch. Das kostet Zeit und auch der Bewerber ist etwas verwundert, da er doch einen Teil der Fragen bereits ausführlich beantwortet hat. Bei einigen kniffligen Punkten, wie den Zusatzleistungen, muss sie aber nochmals Rückfragen an Herrn Sattler stellen.


3. Genehmigungsverfahren

Wer kennt es nicht, je öfter ein Entwurf abgesegnet werden muss, desto langsamer wird eine Aufgabe erledigt. Viele Vorgänge liegen tagelang auf irgendwelchen Schreibtischen herum, weil ein Vorgesetzter oder ein Sachverständiger noch nicht sein O. K. gegeben hat. Gerade Experten neigen dazu, mehr Probleme zu sehen als Lösungen anzubieten.

Vor Kurzem hat mir ein Kollege erzählt, dass für eine Projektgenehmigung in seinem Unternehmen inzwischen sechs Unterschriften notwendig sind, wofür früher noch zwei Unterschriften ausreichten.

4. Falscher Personaleinsatz

Im Zuge der Redimensionierung werden oft Funktionen wie Assistenz eingespart, mit der Folge, dass hoch qualifizierte Mitarbeiter und Führungskräfte Organisationsarbeit selbst erledigen. Sie organisieren ihre Dienstreisen und Termine selbst, bringen die Post weg, quälen sich durch eine Vielzahl von Formularen usw.

Arbeiten, mit denen ein hoch qualifizierter Mitarbeiter Stunden verbringt, könnten meist kostengünstiger und schneller von den entsprechenden Fachkräften ausgeführt werden.

Beispiel:

In einem großen Dienstleistungsunternehmen wurde der Fuhrpark neu organisiert. Der komplette Service für die Führungskräfte, die einen Firmenwagen hatten, wurde bisher von dem Servicepersonal übernommen. Dazu gehörte Tanken, Autowäsche, TÜV, Reifenwechsel usw. Das Servicepersonal wurde um die Hälfte dezimiert und die Führungskräfte mussten sich um diese Dinge selbst kümmern. Die Kosten dafür wurden nach wie vor von der Firma übernommen, aber es war ein deutlich höherer Zeitaufwand für die Führungskräfte, das Auto selbst in die Werkstatt zu bringen. Dies war hochgradig ineffizient, weil diese Servicearbeiten von anderen Mitarbeitern kostengünstiger erledigt werden könnten. Die Manager können in dieser Zeit anspruchsvollere und wertvollere Aufgaben erledigen.


5. Unnötige und zu lange Meetings

Zahlreiche Abstimmungsmeetings mit anderen Abteilungen kosten nur Zeit und Energie, ohne richtigen Output zu bringen. Viele wöchentliche Meetings arten zu ziel- und ergebnislosen Endlosdiskussionen aus und werden von den Betroffenen als Belastung und Leistungshemmschuh gesehen.

Gerade bei größeren Projekten gibt es die Unsitte, das gesamte Projektteam einmal in der Woche zusammenzubringen, bei dem jedes Problem mit allen Teammitgliedern besprochen wird, und dies meist mit „Open End“. Hier werden die Kapazitäten von mehreren hoch bezahlten Fachkräften übermäßig strapaziert.

6. Schlechte Arbeitsbedingungen

Unter schlechten Arbeitsbedingungen, wie räumliche Enge, Unübersichtlichkeit, Lautstärke, zu wenig Licht und unbequeme Stühle, lassen sich keine guten Leistungen erbringen. Sie sind nicht nur Hemmfaktoren im Arbeitsalltag, sondern auch Risikofaktoren für einen erhöhten Krankenstand.

Aber auch Betriebsmittel wie veraltete Computer, die im Schneckentempo laufen, stören empfindlich einen reibungslosen Ablauf.


Effiziente Arbeitsabläufe schaffen – praktische Umsetzung

Ihr Erfolg als Führungskraft hängt davon ab, ob Sie Ihre Arbeit oder ob die Arbeit Sie im Griff hat. Probleme, die sich aus Störungen im Arbeitsablauf ergeben und die weite Kreise bis ins Privatleben ziehen, brauchen klare und praktikable Lösungsansätze.

Analyse der Arbeitsabläufe

Störungen bei Arbeitsabläufen zu erkennen, ist der erste Schritt zu einer Lösung, um die Arbeit im eigenen Bereich effizienter zu gestalten. Das bedeutet, dass Sie zunächst die Ist-Situation genau erfassen und ein Bild davon haben, welche Aufgaben in Ihrem Bereich grundsätzlich erledigt werden müssen. Da gibt es Kernaufgaben und Zusatzaufgaben. Notieren Sie alle Aufgaben, die in Ihrem Verantwortungsgebiet anfallen und die entsprechenden Abläufe. Nutzen Sie dazu folgende Checkliste:

Checkliste zur Analyse Ihres Bereichs:

  • Welche Aufgaben fallen in meinem Verantwortungsbereich an?
  • Was sind die wichtigsten Kernaufgaben?
  • Was sind die Zusatzaufgaben?
  • Untergliedern Sie die einzelnen Aufgaben in Abläufe.
  • Erstellen Sie für jede Aufgabe ein Ablaufdiagramm.
  • Ordnen Sie die einzelnen Schritte eines Ablaufs den einzelnen Beteiligten zu, damit Sie sehen welche Personen, Abteilungen, externe und interne Kunden an welchen Stellen eingreifen und was ihre Aufgaben sind.
  • Schätzen Sie, wie viel Zeit jeder Beteiligte für einen Schritt benötigt.
  • Berechnen Sie die Kosten für die einzelnen Schritte sowie für den gesamten Ablauf.

Tipp:

Die Aufgliederung Ihrer Aufgaben in Abläufe ist das Kernstück und schafft Transparenz. Erfinden Sie das Rad nicht neu, sondern nutzen Sie die Informationsquellen Stellenbeschreibungen, Organisationspläne, Unternehmensrichtlinien, Ergebnisse von Befragungen zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit usw. Schreiben Sie alles so auf, wie es momentan ist, nicht wie es sein sollte. Das kommt später.


Beispiel: Bewerbungsmanagement



Beispiel:

Herr Roth benötigt einen neuen Mitarbeiter. Er spricht mit der Personalabteilung und entwirft die Stellenanzeige. Diese wird dann von der Personalabteilung überarbeitet und schließlich geschaltet. Die Bewerbungsunterlagen gehen bei der Personalabteilung ein, die sie sammelt und an die Führungskraft weitergibt. Herr Roth nimmt nach vier Wochen die Unterlagen am Wochenende mit nach Hause und liest sie intensiv durch. Er entscheidet sich für sechs Kandidaten, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Das Sekretariat koordiniert die Termine zwischen Personalabteilung, Bewerber und Führungskraft und schickt die Unterlagen der nicht infrage kommenden Bewerber zurück.


Solche Ablaufpläne sind i. d. R. sehr komplex, da jeder Ablauf unzählige Untergliederungspunkte hat. Fassen Sie möglichst viele Teilschritte zusammen und beschränken Sie sich auf höchstens sieben Teilabläufe.

Bereits beim Aufzeichnen werden Sie feststellen, wo Störungen auftreten, sich Doppelungen abzeichnen und die Zeitfresser sitzen. Richten Sie bei der Analyse Ihr Augenmerk auf die Punkte, wo externe und interne Kunden eintreten, denn dies sind meist die neuralgischen Punkte, bei denen Probleme auftauchen können. Überlegen Sie dann, ob Umstellungen im Ablauf diese Störungen beseitigen können.

Tipp:

Nutzen Sie die professionelle Technik des Blueprintings, durch die sich Abläufe gut verständlich darstellen lassen. Es ist eine standardisierte Methode aus dem Qualitätsmanagement (vgl. Dorit Spiller, Effiziente Arbeitsabläufe, 2001).


Fehler- und Ursachenanalyse

Bereits beim Aufzeichnen stellt Herr Roth fest, dass die Zeitdauer vom Eingang der Bewerbungsunterlagen bis zum ersten Bewerbergespräch über sechs Wochen ist, mit der Folge, dass die Hälfte der Bewerber, die er in die engere Auswahl gezogen hat, bereits bei einem anderen Unternehmen zugesagt hat. Die genaue Ursachenanalyse zeigt, wo die Knackpunkte liegen:
  1. Bis die Stellenausschreibung im Internet steht, vergehen schon zwei Wochen. Seine Entwürfe werden von der Personalabteilung oft verworfen. Viel Abstimmung ist notwendig.
  2. Alle eingehenden Bewerbungen werden an ihn weitergegeben, es findet keine Vorauswahl bei der Personalabteilung statt.
  3. Der enge Terminkalender von Herrn Roth führt dazu, dass Bewerbergespräche nicht zeitnah stattfinden können und häufig immer wieder verschoben werden.
Arbeitsprotokoll

Um zu erfassen, wie viel Zeit Sie in welche Aufgaben investieren, bietet sich als Instrument das Arbeitsprotokoll an. Es verschafft Ihnen Transparenz darüber, mit welchen Tätigkeiten Sie beschäftigt waren und welche Prioritäten Sie gesetzt haben.

Zeichnen Sie alle Aktivitäten auf, dazu gehören Besprechungen, E-Mails, Telefonate, Reisen wie auch persönliche Dinge (Tennispartner suchen, Theaterkarten bestellen, usw.). Erstellen Sie für jeden Tag ein Protokoll. Am Ende einer Woche können Sie sehen, welchen Zeitanteil Sie welcher Tätigkeit gewidmet haben. Darüber hinaus sehen Sie aber auch, ob Sie kontinuierlich und konzentriert bei einer Sache bleiben konnten oder durch viele Unterbrechungen gestört wurden oder sich haben stören lassen. Dies ist ein guter Ansatzpunkt, um Ihre persönliche Organisation und Effizienz zu überprüfen. Allein das Wissen über den tatsächlichen Ablauf eines Arbeitstags macht Sie sensibler und aufmerksamer für Ineffizienzen und Zeitfresser.

Prozesse optimieren

Nach dieser Bestandaufnahme geht es nun darum, Störungen zu beheben. Überstürzen Sie nichts, sondern gehen Sie Schritt für Schritt vor. Dabei gelten folgende Grundregeln:

1. Kundenorientierung

Beachten Sie, dass Ihre Ablauforganisation in erster Linie an den Bedürfnissen der Kunden ausgerichtet sein muss. Es gibt nicht nur externe Kunden, sondern auch Kunden im eigenen Unternehmen, die berechtigte Ansprüche haben und auf die Arbeitsleistung Ihres Bereichs angewiesen sind. Dies kann auch ein Mitarbeiter sein.

2. Qualitätsmanagement

Qualität zu erreichen, heißt, Fehler bereits im Vorfeld zu vermeiden und Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, die den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden.

Schlechtes Management, fehlende Übersicht und mangelndes Wissen führen zu Mehrarbeiten, Doppelungen und Ineffizienzen bei den Mitarbeitern, die durch ein fortlaufendes und systematisches Qualitätsmanagement vermieden werden können.

3. Wertschöpfung

Prüfen Sie bei jeder Aufgabe, die in Ihrem Verantwortungsbereich ausgeführt wird, ob sie zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt. Egal ob Sie materielle oder immaterielle Werte schaffen, müssen die zugrunde liegenden Abläufe einen Betrag zur Wertschöpfung haben. Tun sie das nicht und lassen sie sich der Kategorie „nice to have“ zuordnen, sind sie überflüssig und sollten gestrichen oder entsprechend modifiziert werden.

4. Prioritäten setzen

Wichtig ist es, die Aufgaben noch mal neu zu priorisieren. Bringen Sie Kern- und Zusatzaufgaben in eine Rangreihe. Folgende Leitfragen helfen Ihnen dabei:
  • Was sind die wirklichen Kernaufgaben in meinem Bereich?
  • Welche tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei?
  • Welche Aufgaben sind strategisch wichtig für das „Standing“ meiner Abteilung?
  • Welche Kernaufgaben dienen direkt dem Kundennutzen?
  • Welche Aufgaben tragen zur Wertschöpfung bei?
  • Welche zusätzlichen Aufgaben gibt es?
  • Welche davon sind unumgänglich?
  • Welche sind zweitrangig?
  • Welche Aufgaben gehören nicht zu meinem Bereich?
Tipp:

Übernehmen Sie aus falsch verstandenem Pflichtbewusstsein keine zeitaufwendigen Zusatzaufgaben, die nicht direkt zu Ihrem Aufgabenprofil gehören. Wenn Vorgesetzte und Kollegen merken, dass Sie Ihren Job ernst nehmen und schlecht Nein sagen können, besteht die Gefahr, dass sie Ihnen immer wieder solche Aufgaben zuschieben werden. Unterscheiden Sie Wichtiges von Unwichtigem und engagieren Sie sich für diese Aufgaben. Zeigen Sie Mut und befreien Sie sich von unnötigem Ballast!


5. Pareto-Prinzip

Wenden Sie das Pareto-Prinzip konsequent an, das besagt, dass Sie 80 % Ihrer Zeit in 20 % Ihrer wichtigsten Aufgaben investieren sollen. Diese 80/20-Regel gilt auch für den gesamten Arbeitsablauf. In Ihrem Verantwortungsbereich sollen zukünftig 80 % der Energie und Zeit für die wichtigsten Kernaufgaben und 20 % für die Zusatzaufgaben gewidmet werden.

6. Zeitmanagement

Nachdem Sie zwischen Kern- und Zusatzaufgaben unterschieden haben, ordnen Sie in einem weiteren Schritt die Abläufe nach den zeitlichen Dimensionen: täglich, wöchentlich, monatlich, halbjährlich, jährlich. Erstellen Sie einen zeitlichen Aufgaben-Kalender. Sie erkennen nun auf einen Blick, welche Aktivitäten, wann und mit welchem Vorlauf notwendig sind.

7. Wichtiges und Dringliches unterscheiden

Um effektiv zu sein, müssen Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren. Wichtiges und Dringendes ist nicht identisch. Nicht alles, was dringlich ist, ist auch wichtig! Wichtig kommt vor dringend! Sicherlich kennen Sie die Situation, dass derjenige, der am lautesten schreit oder am einflussreichsten ist, am ehesten bedient wird. Für Ihre Zielverfolgung ist das gefährlich. Schließlich müssen Sie Ihre Angelegenheiten unter Kontrolle halten und nicht der massivste Störer.

Viele Manager stehen Tag für Tag unter Druck, eilen von einem Termin zum nächsten. Kaum ist die eine Sache erledigt, warten schon die nächsten Aufgaben, immer wieder unterbrochen von unvorhergesehenen Zwischenfällen, mit Dingen, die einem nicht in den Kram passen, die aber wirklich dringlich sind, weil sie nicht aufgeschoben werden können. Da die dringlichen Angelegenheiten aufdringlich daherkommen, ist die Gefahr groß, dass man Zeit und Energie auf sie konzentriert und darüber verpasst, sich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern.

Beispiel:

Herr Roth, unsere Führungskraft, konzentriert all seine Kraft in die Ausarbeitung von Konzepten für den Vorstand, lässt sich laufend unterbrechen und vernachässigt seine Führungsaufgabe und die Optimierung seiner Arbeitsabläufe. Wenn Herr Roth sich selbst und seine Abläufe besser im Griff hätte, könnte er sich eine Menge Bewerbergespräche sparen, da die Mitarbeiter gern bei ihm arbeiten würden und nicht nach kurzer Zeit seine Abteilung wieder verlassen.


In einem Unternehmen kann man nicht verhindern, dass dringliche Dinge anstehen und sofort erledigt werden müssen. Permanente Notfallprogramme und anhaltender Stress, die den Blick und die Kraft für das Wesentliche rauben, müssen reduziert werden.

Erkennen Sie, was wirklich wichtig ist

Mithilfe folgender Matrix entscheiden Sie, ob die Aufgabe sofort, später oder gar nicht bearbeitet wird (vgl. Zeitmanagement Matrix nach Stephen R. Covey, Die sieben Wege zur Effektivität).


Effiziente Abläufe schaffen

Sind die Fehlerquellen in den Abläufen identifiziert, geht es nun darum, die Abläufe entsprechend der neuen Priorisierung und unter Beachtung der Grundregeln neu festzulegen. Definieren Sie den Soll-Zustand und gehen Sie systematisch jede Aufgabe und die alten Abläufe durch. Leiten Sie daraus dann die entsprechenden Maßnahmen ab.

Beispiel:

Für das Bewerbermanagement in der Firma von Herrn Roth ergeben sich einige Neuerungen:
  1. Zukünftig erstellt die Personalabteilung die Stellenausschreibung. Sie verfügt über die eigentliche Expertise und mehrfache Abstimmungsrunden und Doppelarbeiten werden reduziert.
  2. Die Personalabteilung nimmt auch eine Vorauswahl der Bewerberunterlagen vor. Nur noch die A- und B-Prioritäten werden Herrn Roth wöchentlich zugeleitet.
  3. Herr Roth reserviert sich den Freitagnachmittag für das Sondieren der Bewerbungen und definiert dies als wichtige und dringliche Aufgabe.
  4. Interessante Kandidaten werden sofort zum Bewerbergespräch eingeladen, und zwar für Dienstagnachmittag, da ist Vorstandssitzung und nicht mit „Noteinsätzen“ zu rechnen. Diese Termine haben hohe Priorität.

Diese Neuausrichtung und Verschiebungen von Zuständigkeiten ermöglichen schon ein deutliches Einsparpotenzial. Die Abläufe werden kürzer und die Teilaufgaben werden von den richtigen Personen erledigt.


Mehr leisten mit weniger Aufwand – was sie täglich tun können

Es ist immer wieder erstaunlich, wie die Effizienz im Team durch Absprachen über bessere Prozesse und konsequente gemeinsame Umsetzung deutlich erhöht wird. Aber auch die persönliche Arbeitsorganisation der Führungskraft ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor. Viele glauben, dass die Unordnung im Büro von einem viel beschäftigten und erfolgreichen Manager zeugt. Doch davon sollten Sie sich lösen. Das Gegenteil ist der Fall.

Effiziente Arbeitsabläufe im Team umsetzen

Unter Zuhilfenahme der Analyseinstrumente haben Sie Aufgaben und Abläufe neu zusammengestellt, priorisiert und aufgesetzt. Dies war eine wichtige Vorarbeit. Die Umsetzung der neuen Arbeitsabläufe muss jedoch im Team erfolgen, denn Ihre Mitarbeiter sind die Experten für die Abläufe in ihrem eigenen Arbeitsbereich.

Workshop: effiziente Arbeitsabläufe

Ein bewährtes Instrument, um das Team schnell und nachhaltig einzubinden, ist ein Workshop zur Einführung effizienter Arbeitsabläufe. Ziel des Workshops ist es, die Mitarbeiter für diese Veränderungen mit ins Boot zu holen, die neuen Arbeitsabläufe noch einmal nachzuarbeiten, zu justieren und eventuell zu korrigieren.

Der Workshop gibt Ihnen im Hinblick auf Ihre Mitarbeiter eine hervorragende Gelegenheit, detailliertes Wissen über die alltäglichen Vorgänge und Abläufe in Ihrem Verantwortungsbereich zu erhalten. Vielleicht haben Sie bisher wichtige Faktoren übersehen, die die Abläufe blockieren, weil Sie selbst nicht so tief in der Materie drinstecken.

Zum anderen können im Workshop bis dato unausgesprochene Beziehungsstörungen wie Konkurrenz, Macht und Streit ans Tageslicht kommen, die ebenfalls Ursache für ineffiziente Arbeitsabläufe sein können.

Störungen im Arbeitsablauf zu beheben, bedeutet nicht, ein vorgefertigtes Konzept durchzudrücken, sondern mit den Mitarbeitern zusammen die Prozesse zu optimieren.

Jede Veränderung bringt Stress und kann zu Widerständen führen. Oft werden bereits kleinste organisatorische Veränderungen von den Mitarbeitern skeptisch aufgenommen.

Tipp:

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, ihr Know-how einzubringen. Zeigen Sie Interesse und Respekt für die aktuelle Situation und für die bisherige Vorgehensweise. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter beim Finden des richtigen Weges und setzen Sie auf ihr Commitment.


Inhalt des Workshops

Stellen Sie den Workshop unter ein Motto, z. B.:
  • Wir machen unsere Abteilung schneller und effizienter!
  • Kürzer arbeiten, mehr schaffen!
  • Weniger arbeiten und doch mehr erreichen!
Der folgende Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die zentralen Themenbereiche für den Workshop:
  • Begrüßung, Warming up
  • Kernaufgaben aus momentaner Sicht definieren
  • Zusatzaufgaben beschreiben
  • Abläufe darstellen
  • Mitarbeiter zuordnen
  • Neue Priorisierung der Aufgaben erarbeiten
  • Aufgaben nach Wichtigkeit und Fälligkeit ordnen
  • Abläufe neu definieren
  • Fehlerquellen identifizieren und beheben
  • Verantwortliche für jede Aufgabe und Ablauf benennen
  • Aktionsplan aufstellen
Vorgehensweise

  1. Störungen im Arbeitsablauf analysieren und verstehen
  2. Ideen hervorbringen, sammeln und gewichten
  3. Lösungen entwickeln, auswählen und planen
Erfassen Sie gemeinsam die Ist-Situation und erforschen Sie, worin die Probleme im Moment liegen könnten. In einem weiteren Schritt geht es darum, die Kreativität Ihrer Mitarbeiter zu wecken und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Diskutieren und gewichten Sie die unterschiedlichen Lösungsansätze und treffen Sie gemeinsam eine Entscheidung, wie die neuen Abläufe konkret aussehen.

Checkliste für Ihre Aufgabe als Moderator

  • Benennen Sie klar das Thema und Ziel des Workshops.
  • Seien Sie dabei so sachlich und konkret wie möglich.
  • Haben Sie immer im Blick, dass der Workshop zu klaren Ergebnissen führen muss.
  • Verschwenden Sie keine Zeit mit ausufernden Manöverkritiken und Schuldzuweisungen über zurückliegende Fehler.
  • Machen Sie klar, dass es um einen Neuanfang geht und Sie die Unterstützung aller Teammitglieder benötigen.
  • Treten Sie von der Rolle des Vorgesetzten zurück und nehmen Sie die Rolle des Moderators und Coach ein, der neutral ist und für alle Seiten ein offenes Ohr hat.
  • Vereinbaren Sie Spielregeln zur Kommunikation.
  • Erarbeiten Sie im Team die Kern- und Zusatzaufgaben.
  • Visualisieren Sie die Beiträge Ihrer Mitarbeiter.
  • Seien Sie offen für neue wertvolle Beiträge zur Beschreibung der Ist- und Soll-Situation.
  • Vergleichen Sie diese mit Ihren Ausarbeitungen und prüfen Sie, ob sich daraus wichtige neue Sichtweisen für Sie ergeben.
  • Sprechen Sie die Mitarbeiter, die von einer Veränderung besonders stark betroffen sind, gezielt an.
  • Ermuntern Sie auch ruhigere Kollegen, ihren Beitrag zu liefern.
  • Gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter für die Veränderungen.

Wie die Praxis immer wieder zeigt, ist die psychologische Komponente der wichtigste Erfolgsfaktor für die Gestaltung und Umsetzung neuer und besserer Arbeitsabläufe. Ohne die Akzeptanz und den Willen Ihrer Mitarbeiter geht gar nichts. Der Workshop wird hier ein deutliches Signal senden, wenn Sie Folgendes beachten:

  1. Stellen Sie einen Bezug zur Unternehmensstrategie, zur Vision und Wertschöpfung des Unternehmens dar.
  2. Arbeiten Sie heraus, was der Nutzen Ihrer Abteilung für den Gesamtprozess ist.
  3. Etablieren Sie Effizienz als Wert, der in Ihrer Abteilung gelebt wird.
  4. Heben Sie die jeweiligen Stärken und Spezialisierungen der Mitarbeiter hervor.
  5. Zeigen Sie jedem Mitarbeiter Ihre besondere Wertschätzung.
  6. Machen Sie deutlich, wie wichtig Ihnen die Optimierung der Abläufe ist und dass Sie Rückschritte nicht dulden werden.

Effiziente Abläufe lassen sich nur dann nachhaltig implementieren, wenn Sie selbst voll und ganz dahinter stehen und Ihre Mitarbeiter entsprechend überzeugen können.

Langfristige Effizienz anstreben

Durch den Workshop haben Sie und Ihre Mitarbeiter einen guten Überblick für die einzelnen Aufgaben, Abläufe, Stärken und Störungen und können die täglichen Probleme gegenseitig besser verstehen. Zurück im Arbeitsalltag dürfen Sie keinen Zweifel daran lassen, dass Sie die Umsetzung der neuen Abläufe ohne „Wenn und Aber“ erwarten.

Damit gute Ansätze im Alltag nicht versickern

Berufen Sie regelmäßig Treffen mit den Verantwortlichen ein, um die Erfahrungen und die Umsetzung mit den neuen Abläufen zu besprechen. Es gilt, neue Anregungen aus der Praxis aufzunehmen und unvorhergesehene Schwierigkeiten zu beseitigen.

Sind die neuen Abläufe definiert, sollten Sie immer wieder einen kritischen Blick darauf werfen und prüfen, ob die angedachten Maßnahmen zu unerwünschten Nebeneffekten führen können. Denn sollten Sie bspw. auf der einen Seite einsparen, sich dafür aber auf der anderen Seite zusätzlichen Aufwand einhandeln, so bringt das nicht den gewünschten Effekt.

Beispiel:

Wenn Sie z. B. bei Pausen einsparen, kann das zu einer Verminderung der Leistungsfähigkeit und Motivation Ihrer Mitarbeiter führen. Einsparungen bei regelmäßigen Wartungen führen zu Sicherheitsrisiken. Sie sehen also, ein kritischer Blick ist erforderlich.


Tipp:

Eine fortlaufende Anpassung der Konzepte an die Praxis im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) kann gewinnbringend sein. Hier beobachten die Mitarbeiter die Entwicklungen im Arbeitsprozess, bewerten und machen, falls nötig, entsprechende Verbesserungsvorschläge.


Weniger ist mehr

Gehen Sie bei der Optimierung Schritt für Schritt vor. Nehmen Sie sich nicht zu viele Änderungen auf einmal vor. Erst wenn sich eine Optimierungsmaßnahme bewährt hat, gehen Sie die nächste an.

Effizienz des Managers

Gerade in Zeiten des lean management steht die Effizienz von Führungskräften immer stärker auf dem Prüfstand. Der Kostenfaktor Management und Verwaltung rückt mehr und mehr in den Focus von Controllern, desorganisierte und ineffiziente Bereiche werden aufgespürt und abgebaut (vgl. Katharina Dietze, Mit PEP an die Arbeit, 2004).

Viele Führungskräfte haben häufig keine Ahnung, wie sie sich selbst organisieren und ihre Arbeit am besten abwickeln sollen. Sie können komplexe strategische Konzepte entwickeln, komplizierte technische Neuerungen voranbringen, einen diffizilen Vertrag aushandeln oder raffinierte Werbetexte schreiben, aber sie sind oft nicht in der Lage, ihre Woche effizient durchzuorganisieren oder mit Störungen und unvorhergesehenen Ereignissen zurechtzukommen. Somit ist die persönliche Effektivitätssteigerung bei Führungskräften genauso wichtig wie die Verbesserung der Organisationsabläufe im Team. Eine Veränderung der Abläufe muss mit der Veränderung beim Einzelnen verknüpft werden. Das gilt besonders für Führungskräfte. Sie müssen effizient und effektiv arbeiten und ein Vorbild für ihre Mitarbeiter sein.

13 Alltagtipps für Führungskräfte

Drehen Sie an Ihrer persönlichen Effizienzschraube! Eine gute und sinnvolle Organisation hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und Ihre Aufgaben und die Zeit im Griff zu behalten, um professionell und effizient zu arbeiten. Wer seinen Alltag besser organisiert, kann sofort mehr erreichen.

1. Grenzen und Prioritäten setzen

Je mehr Zeit Sie für eine bestimmte Tätigkeit haben, umso länger brauchen Sie auch dafür. Und je weniger Grenzen Sie setzen, umso mehr dehnt sich die Arbeit in den Privatbereich aus. Sie können dann rund um die Uhr arbeiten. Sie werden nie alles schaffen, denn die Arbeit geht nie aus.

Um effizient zu sein, müssen Sie Grenzen setzen. Nur wenn Sie sich auf eine Sache konzentrieren und aktiv andere Dinge außen vor lassen, werden Sie etwas zu Ende bringen können, etwas wirklich Gutes auf die Beine stellen können und Erfolg haben. Es ist nicht nur wichtig, dass Sie die Dinge richtig tun, sondern vor allem, dass Sie die richtigen Dinge tun. Dazu müssen Sie eine klare Vorstellung über Ihre Ziele haben. Erst dann können Sie priorisieren und entscheiden, inwieweit eine Tätigkeit sinnvoll und zielführend ist.

Entscheiden Sie, ob gewisse Aufgaben von Ihnen selbst erledigt werden müssen oder ob es nicht besser wäre, diese zu delegieren. Wie bereits von Frau Dietze erwähnt, nutzen Führungskräfte noch zu wenig die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren.

2. Den Tag planen

Zeit ist Geld – doch als Führungskraft haben Sie in der Regel wenig davon. Geht es Ihnen auch so? Sie stürzen sich morgens in die Arbeit, erledigen, was gerade ansteht, und sind den ganzen Tag mehr als ausgelastet. Sie machen kaum Pausen, die Arbeit geht Ihnen ja nie aus, ganz im Gegenteil.

Aufgaben schnell, schnell zu erledigen und dauernd zu funktionieren, kann auf die Dauer nicht gut gehen. Wenn Sie den ganzen Tag beschäftigt und eingespannt sind, heißt das noch lange nicht, dass Sie effektiv und effizient arbeiten. Ziel muss es sein, mit wenig Aufwand die bestmöglichen Resultate zu erzielen.

Stellen Sie sich deshalb kritisch die Frage: Kann ich meinen jetzigen Arbeitsstil, mein Tempo und meinen Arbeitsrhythmus die nächsten fünf Jahr durchhalten?

Tipp:

Am Anfang einer jeden Arbeit steht die sinnvolle Planung. Strukturieren Sie am Vorabend bereits Ihren nächsten Arbeitstag. Beginnen Sie mit den wichtigsten und dringlichsten Aufgaben. Nehmen Sie sich nicht mehr vor, als Sie wirklich erledigen können. Planen Sie die Hälfte Ihrer täglichen Arbeitszeit für unvorhergesehene Termine und Anrufe ein. Dadurch bleibt Ihr Terminkalender übersichtlich und flexibel.


3. Ordnen Sie Ihren Arbeitsplatz

Versuchen Sie einmal, einen der vielen Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch anzugehen. Welche Unterlagen können Sie ablegen? Welche können Sie an andere Stellen Ihres Unternehmens oder an Mitarbeiter weiterleiten? Den Rest sollten Sie dann erneut aussortieren.

Gehen Sie mit folgender Leitfrage heran: „Wozu brauche ich dieses Dokument wirklich, wird es irgendjemand vermissen, wenn ich es jetzt wegwerfe. Lautet die Antwort „Nein“, dann entsorgen Sie es umgehend. Versuchen Sie, jedes Blatt nur einmal in die Hand zu nehmen.

Tipp:

Räumen Sie täglich Ihren Arbeitsplatz auf. Das erspart Ihnen langes Suchen von Unterlagen und Notizen. Legen Sie ein entsprechendes Ablagesystem an.


4. Routinearbeiten planen

Routinearbeiten wie Verwaltung und Ablage, aber auch „Ausmisten“ sind nicht gerade beliebt, wenngleich sie fundamental für den Erfolg sind. Aus kleinen, übersichtlichen Stapeln werden schnell immer größere Berge. Die Motivation, sie zu bearbeiten, nimmt ab. Der Druck und das schlechte Gewissen nehmen zu.

Tipp:

Planen Sie genügend Zeit für Routinetätigkeiten ein. Am besten, Sie reservieren sich einen festen Wochentag oder bestimmte Zeiten am Tag. Alle routinemäßig ablaufenden Arbeitsprozesse sollten Sie in regelmäßigen Abständen unter die Lupe nehmen. Wenn es Ihnen gelingt, solche Routinetätigkeiten zu automatisieren, werden Sie sofort eine spürbare Effizienzsteigerung erfahren.


5. Kleine Dinge sofort erledigen

Kleine und überschaubare Arbeiten, die nicht länger als fünf bis zehn Minuten dauern, sollten Sie sofort erledigen. Zum Beispiel einen Fragebogen, den man schnell ausfüllt – anstatt ihn in die Wiedervorlage zu geben.

6. Schneller entscheiden

Schieben Sie Entscheidungen nicht auf die lange Bank. Beschließen Sie in einer Sache möglichst rasch, damit Ihre Aufgabenlisten nicht noch länger werden.

7. Sich konzentrieren und dranbleiben

Man ist viel produktiver und die Dinge gehen einem leichter von der Hand, wenn man konzentriert ist. Machen Sie das, was Sie gerade tun, intensiv. Wenn Sie telefonieren, dann konzentrieren Sie sich und verzichten darauf, gleichzeitig E-Mails zu schreiben oder Akten durchzublättern.

Achten Sie auch auf Ihren biologischen Rhythmus und verteilen Sie die Aufgaben dementsprechend über den Tag. Die Konzentrationsfähigkeit schwankt und verläuft in Phasen. Wenn Sie gegen Müdigkeit und physiologische Tiefs ankämpfen müssen, sinkt die Motivation und die Fehlerquote steigt. Aufwand und Ergebnis stehen dann in keinem Verhältnis zueinander.

8. Aktivitäten bündeln

Lernen Sie, wie man Arbeiten in konzentrierten Zeitblöcken erledigt. Lassen Sie sich durch andere Aktivitäten nicht dauernd von der Arbeit unterbrechen. Erwidern Sie Telefonate zwei oder dreimal täglich. Das Gleiche gilt auch für die eingehende Post. Planen Sie bestimmte Zeiten pro Tag ein, um alle Sachen vollständig durchzuarbeiten. Wenn Sie Ihre Arbeit bündeln und nicht zulassen, dass unwichtige Aufgaben Ihren Tag beherrschen, werden Sie merken, dass Sie ungefähr 25 % mehr Zeit für die wichtigen Arbeiten haben.

Unterbrechen Sie eine Aufgabe nicht wegen einer anderen. Wenn Sie mitten in einem Bericht sind, während Ihre Post ausgeliefert wird, setzen Sie Ihre Arbeit an dem Bericht fort. Durch Unterbrechungen brauchen Sie viel Zeit, um sich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren.

9. Pausen einplanen

Legen Sie rechtzeitig eine Pause ein, nicht erst dann, wenn Sie so ausgelaugt und gereizt sind, dass Sie gar nicht mehr abschalten können.

Tipp:

Machen Sie nach jedem Arbeitstag einen klaren Schnitt, um auch wirklich abschalten zu können. Gestalten Sie den Übergang von Arbeit und Freizeit aktiv. Es gibt viele Möglichkeiten: Sport, Freunde, Ausgehen usw.


10. Zielgerichtet kommunizieren

Setzen Sie sich vor jedem Gespräch, jeder Besprechung ein konkretes Ziel. Wurde ein Problem gelöst, dokumentieren Sie den Lösungsweg in einer Datei oder einem Aktenordner. Kommunizieren Sie die Lösung gegenüber Ihren Mitarbeitern, um in ähnlichen Situationen künftig vorbereitet zu sein. Teilen Sie alle relevanten Informationen mit, wenn Sie Nachrichten hinterlassen, so ersparen Sie sich vermeidbare Rückfragen.

11. Richtiger Umgang mit E-Mails

Optimieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation: Bündeln Sie Ihre Mailabrufe oder Mailbearbeitung auf drei- bis viermal täglich, am besten zu festen Zeiten. Dann wird Ihr Arbeitsrhythmus nicht ständig unterbrochen. Normalerweise reicht es völlig aus, wenn Sie Ihre E-Mails zu Beginn Ihres Arbeitstages, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend abrufen und beantworten.

Tipp:

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, dringende Angelegenheiten persönlich oder telefonisch vorzubringen.


12. Delegation

Nicht alles muss über Ihren Schreibtisch laufen. Erledigen Sie nichts, was auch einer Ihrer Mitarbeiter erledigen könnte. Übertragen Sie Aufgaben und Verantwortung an Ihre Mitarbeiter. Damit können Sie sich selbst entlasten und Ihre eigenen Aufgaben besser erfüllen.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und Aufgaben, d. h., managen Sie und sorgen Sie dafür, dass die Dinge, die Sie entschieden haben, auch geschehen.

Führen Sie wöchentlich Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeiten durch, um über den Stand der einzelnen Projekte und die entsprechenden Routineaufgaben zu sprechen. Dadurch vermeiden Sie Störungen in Ihrem täglichen Arbeitsablauf. Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine Mappe an. Bereiten Sie diese Gespräche vor und nach und halten Sie die wichtigsten Punkte und Ergebnisse fest.

13. Netzwerke nutzen

In der Unternehmenswelt gilt: Gemeinsam sind wir stark. Nutzen Sie Experten-Netzwerke. Erstellen Sie eine Liste mit relevanten Themen wie IT, Arbeitsrecht, Personalbeschaffung sowie mit Experten, die Sie dazu befragen können. Versuchen Sie mit der Zeit, für jede Situation einen kompetenten Ansprechpartner zu finden.


Aktuelle Empfehlungen zur Vertiefung

Schluss mit dem Chaos im Büro – stattdessen mehr Freiraum für gute Geschäfte und mehr Kreativität und damit höhere Arbeitszufriedenheit. Eine gute und sinnvolle Arbeitsorganisation ist notwendig, um den Überblick und den Durchblick zu bewahren. Setzen Sie sich vertiefend damit auseinander, wie Sie Ihre Aufgaben sowie Ihre Zeit im Griff behalten und professionell, effizient und souverän arbeiten.

Bücher

Katharina Dietze:
Mit PEP an die Arbeit
Campus Verlag, Frankfurt/Main 2004
ISBN: 3-593-37646-6

Beschreibung:

Den Arbeitsalltag effektiv zu planen und zu gestalten, lernt man in keiner Ausbildung und an keiner Universität. Viele Manager und Berufstätige kennen das Problem: Der Papierkram wächst einem über den Kopf und die Zeit wird immer knapper. Wichtige Aufgaben können nicht erledigt werden, Termine platzen und man dreht sich nur noch im Kreis. Systematische Hilfe bietet das bewährte „Persönliche Effektivitäts-Programm“ (PEP) des Instituts für Beratung und Training (IBT).

Das Programm ist eine Anleitung zur Effektivitätssteigerung im Beruf und versteht sich als Hilfe zur Selbsthilfe. Das Buch gibt Ihnen als Leser Strategien an die Hand, wie Sie sich eine effektive Arbeitsumgebung selbst schaffen und vor allem, wie Sie Effektivität nachhaltig im Arbeitsalltag aufrechterhalten. Das Ziel von PEP heißt: Mehr leisten mit weniger Aufwand – und das mit einem aufgeräumten Schreibtisch.

Die wichtigsten Themenbereiche sind:

  • durchdachte Zielplanung
  • richtiges Zeitmanagement
  • ein wohlorganisiertes Ablagesystem
  • elektronische Organisationshilfen
  • sinnvolle Datenstrukturen für das Team und das Unternehmen
  • Anleitungen, wie man sich auf das Wesentliche besinnt
  • Selbstorganisation
  • effiziente Besprechungen
  • richtiger Umgang mit E-Mails
  • Entscheidungen beherzt treffen
  • mit Störungen umgehen
  • fortlaufende Instandhaltung
Der handliche Praxisratgeber ist interessant geschrieben und bietet eine Vielzahl von Checklisten, Arbeitshilfen und Tabellen. Sehr anschaulich sind vor allen die Praxisbeispiele aus dem IBT-Berateralltag.

Katharina Dietze, Sonja Strich, Peter Fromme:
Mehr PEP im Team
Campus Verlag, Frankfurt/Main
ISBN: 978-3-593-38665-2

Beschreibung:

Erfolgreiche Teams haben PEP. Das Traumteam eines jeden Managers ist motiviert und produktiv. Um ein solches Team zu bilden, müssen Führungskräfte gezielt fordern und fördern – und auch sich selbst optimal organisieren. „Mehr PEP im Team!“ basiert auf dem erfolgreichen Personal Excellence Program und zeigt, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten. Die Autoren stellen sieben Produktivitätsfaktoren vor, mit denen Manager aller Ebenen lernen, worauf es beim Leiten eines Teams ankommt und wie sie ihre Mitarbeiter zu mehr Motivation und Erfolg führen. Das Ziel heißt: Mehr leisten mit weniger Aufwand!

Seminar

IBT bietet sein Persönliches Effektivitätsprogramm in verschiedenen Versionen an, die auf Mittel- und Kleinbetriebe, auf Selbstständige, auf Verwaltungen und auf Großunternehmen zugeschnitten sind. PEP kann allen Angestellten eines Unternehmens oder nur bestimmten Teams angeboten werden. Die Versionen von PEP sind den verschiedenen Phasen in der Entwicklung eines Unternehmens oder einer Abteilung angepasst: Gründung einer Arbeitsgruppe, Konflikte in problematischen Phasen, Erfolgsphasen und ihre Dynamik, Umzug in neue Räume, Fusionen von zwei Unternehmen oder Teams.

Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.ibt-pep.de
IBT – Institut für Beratung und Training in Unternehmen GmbH
Wilhelmstr. 43
58332 Schwelm
Telefon: 0 23 36 - 93 90-0
E-Mail: info@ibt-pep.de


In der nächsten Ausgabe: Feedbackgespräche - Wie Sie gute Feedbackgespräche aufbauen und führen

  • Interview mit Michaela Müller, Vertriebsleitung, Finanzberatung, Trainerin, Augusta Bank eG RVB, Augsburg
  • Warum Feedback so wichtig ist. Wissenschaftliche Erkenntnisse und Forschungsergebnisse
  • Welche Fehler man vermeiden sollte
  • Wie man die Gratwanderung zwischen Distanz und Offenheit wahrt
  • Was kann man tun, damit ein Feedbackgespräch erfolgreich abläuft?
  • Leitfaden für den Berufsalltag

Impressum:
FORUM VERLAG HERKERT GMBH - Mandichostr. 18 - 86504 Merching - Tel.: 08233/381-0 - Fax: 08233/381-222
Geschäftsführer: Ronald Herkert - Sitz der Gesellschaft: Merching - Register: AG Augsburg HRB 20920
Steuernummer: 103 / 118 / 91702 - Ust.-Id.-Nr. DE 814 199 175
Beirat: Prof. Dr. Dr. h. c. Adolf G. Coenenberg, Maximilian Schrom, Dr. Thomas Weckbach, Dr. Dirk-Hermann Voß
E-Mail: service@forum-verlag.com     Homepage: www.forum-verlag.com 

© FORUM VERLAG HERKERT GMBH 2009

Sie erhalten diese E-Mail als Nachricht der Forum Verlag Herkert GmbH.
Eine Rückantwort ist nicht möglich, bitte senden Sie keine Mails an die Absenderadresse!
Möchten Sie Informationen per E-Mail wider Erwarten nicht erhalten, klicken Sie einfach hier.